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Coordinateur/rice de clinique/Office Manager H/F/X

Offre d’emploi :

 

Coordinateur/rice de clinique/Office Manager H/F/X – Site de Schaerbeek ou de Laeken 

 

Les Centres Dentaires Victoria (composés d'un site à Schaerbeek et d'un second à Laeken) sont à la recherche d'un(e) Coordinateur/rice de clinique/Office Manager.

 

Hormis la dentisterie générale, nos cabinets sont représentés par plusieurs spécialisations telles que : la parodontologie, l'orthodontie, l'implantologie, la pédodontie et l'endodontie. Les Centres Dentaires Victoria sont composés de 21 unités de traitement au total, d'une équipe polyvalente et multi-disciplinaire de dentistes et d'une large équipe d'assistant(e)s dentaires.

Description de la fonction: 

Les Centres Dentaires Victoria sont à la recherche d'un(e) Coordinateur/rice de clinique/Office Manager motivé(e) ayant déjà une première expérience dans le domaine.

Les fonctions, sans être exhaustives, seront :

  • Gestion de l'assistanat du Directeur Général:

- Gérer le courrier entrant/sortant (le réceptionner, le trier),

- Gérer les boites emails : rédiger des synthèses et des reportings des messages reçus, suivi et gestion des priorités de réponse,

- Organiser la gestion administrative (scan, classement, ...),

- Mettre en page divers documents,

- Gérer l'agenda de son supérieur (réunion, rendez-vous 

 extérieur/intérieur, déplacements, voyage etc)

- Effectuer certains paiements,

 

  • Transmission des informations: 

- Réceptionner les appels téléphoniques destinés à la direction : filtre des appels suivant l'importance, premier contact, prise de message et suivi,

- Organiser des formations ( planning, contenus et supports...),

 

  • Communication interne et externe en gérant le flux d'informations 

- Communiquer efficacement avec les différents partenaires,

- Communication vers nos assistantes et nos dentistes

- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

- Préparation de réunions : gérer l'ordre du jour, rédiger les pv's de réunion, distribution aux personnes présentes etc

- Coordonner le processus d'achat et le suivi logistique des achats et des livraisons,

 

  • Gestion des ressources humaines:

- Agenda, horaire, absence/présence, rédaction avertissement etc

- Gestion des conflits, 

- Contrôle du respect du règlement d'ordre intérieur et rédaction des avertissements nécessaires

- Tenue de réunion d'évaluation ou de mise au point avec le personnel appuyé par un supérieur hiérarchique

- Rédaction et publication d'offres d'emploi 

- Tri et sélection des candidats + première interview

- Proposition des profils et résumé de ceux-ci aux supérieurs, 

- Vérification des tâches confiées au personnel: veiller à leur bonne exécution suivant les demandes formulées

 

  • Gestion quotidienne des Centres: 

- Gestion journalière (présence, résolution de problème, dispatching du personnel suivant l'activité du jour etc)

- Responsable de la performance du centre (agenda rempli, tâches exécutées, satisfaction des patients, du personnel, des collaborateurs indépendants etc)

- Réalisation du tiers-payant pour toutes nos structures

- Rappels des paiements (aux patients ou via une société de recouvrement)

- Optimisation des agendas des praticiens (rendez-vous, gestion des absences, des congés etc)

 

  • Etc..

Description du profil:

  • Vous parlez français

  • Parler d'autres langues est un atout : anglais et néerlandais principalement

  • Expérience dans le secteur dentaire est un atout

  • Expérience probante en management

  • Compétences rédactionnelles, relationnelles et communicationnelles

  • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques

  • Bachelier obligatoire ou équivalent

  • La personne est motivée, souriante, dynamique, sérieuse, flexible, autonome. 

  • Vous faites preuve d'une excellente organisation, vous avez une excellente expression orale et écrite, vous faites preuve d'une grande écoute et appliquez une discrétion nécessaire à votre poste.

  • Vous êtes volontaire et proactif(ve). Vous êtes capable de gérer un afflux important de demandes et êtes résistant(e) au stress.

Nous offrons: 

  • Un temps plein (38h/semaine - horaire variable)

  • Une expérience dans le milieu médical

  • Un contrat CDD de 3 mois (prolongeable suivant résultats) - rémunération entre 2.000 € et 2.200€ net + chèques repas + intervention dans les transports

 

Nous sommes une équipe expérimentée et équipée des derniers équipements technologiques, laissez vous tenter et venez nous rejoindre.  

 

Postuler : 

Envie de rejoindre notre équipe ? 

Vous pouvez nous envoyer votre CV par mail à l'adresse cdv1job@gmail.com, à l'attention de Monsieur Rastegar.

Uniquement les candidatures reçues par email seront retenues (aucun appel autorisé)

Nous vous recontacterons ensuite pour convenir d'une rencontre.

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