Les Centres Dentaires Victoria (composés d'un site à Schaerbeek et d'un second à Laeken) sont à la recherche d'un·e coordinateur·rice de clinique/Office Manager (H/F/X) motivé·e ayant déjà une première expérience dans le domaine. Les fonctions, sans être exhaustives, seront :

• Gestion de l'assistanat du Directeur Général:

  • Gérer le courrier entrant/sortant (le réceptionner et le trier).

  • Gérer les boites e-mails : rédiger des synthèses et des reportings des messages reçus, suivi et gestion des priorités de réponse.

  • Organiser la gestion administrative (scan, classement, ...).

  • Mettre en page divers documents.

  • Gérer l'agenda de son supérieur (réunion, rendez-vous extérieurs/intérieurs, déplacements, voyage, etc).

  • Effectuer certains paiements.

• Transmission des informations:

  • Réceptionner les appels téléphoniques destinés à la direction : filtre des appels suivant l'importance, premier contact, prise de message et suivi.

  • Organiser des formations (planning, contenus et supports...).

• Communication interne et externe en gérant le flux d'informations:

  • Communiquer efficacement avec les différents partenaires.

  • Communication vers nos assistantes et nos dentistes.

  • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

  • Préparation de réunions : gérer l'ordre du jour, rédiger les pv's de réunion, distribution aux personnes présentes etc.

  • Coordonner le processus d'achat et le suivi logistique des achats et des livraisons.

• Gestion des ressources humaines:

  • Agenda, horaire, absence/présence, rédaction avertissement, etc.

  • Gestion des conflits.

  • Contrôle du respect du règlement d'ordre intérieur et rédaction des avertissements nécessaires.

  • Tenue de réunion d'évaluation ou de mise au point avec le personnel appuyé par un supérieur hiérarchique.

  • Rédaction et publication d'offres d'emploi.

  • Tri et sélection des candidats + première interview.

  • Proposition des profils et résumé de ceux-ci aux supérieurs.

  • Vérification des tâches confiées au personnel: veiller à leur bonne exécution suivant les demandes formulées.

• Gestion quotidienne des Centres:

  • Gestion journalière (présence, résolution de problème, dispatching du personnel suivant l'activité du jour etc).

  • Responsable de la performance du centre (agenda rempli, tâches exécutées, satisfaction des patients, du personnel, des collaborateurs indépendants etc).

  • Réalisation du tiers-payant pour toutes nos structures.

  • Rappels des paiements (aux patients ou via une société de recouvrement).

  • Optimisation des agendas des praticiens (rendez-vous, gestion des absences, des congés etc).